الجريدة الرسميةالعدد 1841ص 86918 أيار 1965
المادة 13- تفتح في السلطة الدفاتر الخاصة التالية :-
أ- دفتر الصندوق
يقيد فيه جميع المبالغ التي يتسلمها المحاسب او يدفعها بصفته الرسمية حسب الترتيب التالي:-
1- تقيد جميع المعاملات حسب تسلسل وقوعها وترقم بالتسلسل في كل من حقلي المقبوضات والمصروفات وتوضع ارقام المعاملات
على مستنداتها .
2- تقيد في دفتر الصندوق ارقام الايصالات والتحاويل.
3- تدرج تفاصيل وافيه في دفتر الصندوق لايضاح ماهية المعاملات.
4- على موظف المحاسبة ان يفحص ويراجع جميع المعاملات في دفتر الصندوق يومياً ويفحص دفاتر الايصالات والتحاويل ويعارضها
بالمعاملات المقيدة في الصندوق.
5- على موظف المحاسبة ان يقابل في نهاية كل شهر حساب البنك بالمعاملات المقيدة في دفتر الصندوق وعليه ايضاً ان يتأكد
من ان جميع المبالغ المدفوعة للبنك ادخلت في دفتر الصندوق خلال الشهر الذي دفعت فيه، وان يقدم مع حساباته الشهرية
كشفاً يبين التحاويل غير المدفوعة والدفعات غير المقيدة مع شهادة الرصيد موقعة من مدير البنك.
6- لا تقبل التحاويل باعتبارها مقبوضات نقدية باستثناء التحاويل المصدقة من مدير البنك المسحوبة عليه.
ب- دفتر التأديات والالتزامات - تفرد فيه صحائف مستقلة لكل مادة من مواد الموازنة ويسجل فيه مخصصات كل مادة في الموازنة
المصدقة. ويقيد بهذا الدفتر المبالغ المصروفة فعلا حسب تسلسل ارقام مستنداتها والمبالغ الملتزم بها والارصدة. وبوضع
في الدفتر رقم الدفع او الصرف الذي يعطى من الصندوق.
ج- دفتر العقود والانفاقات - تخصص فيه صحيفة او اكثر لكل عقد او اتفاق تضمن التفصيلات الكافية عن المبلغ المتحقق على
السلطة ومفردات مستندات الدفع ومواد الموازنة التي جرى الدفع من مخصصاتها ومستندات الادخالات.
تقيد المبالغ المتحققة على السلطة بموجب العقود والاتفاقات او الاعتمادات على حساب أية مادة في عمود المبالغ المعلقة
.وينتبه الى ان المبلغ المعلق بكامله او بالجزء المتبقي منه مع المبالغ المصروفة فعلا لا يتجاوز الرصيد.
د- دفتر سلفات الاعتمادات - يتضمن التفصيلات الكافية عن رقم كل اعتماد وقيمته، واسم البنك المفتوح فيه الاعتماد وتقيد
فيه الاعتماد في دفتر التخصيصات في عمود المبالغ المعلقة تحت المادة المفتوح على حسابها هذا الاعتماد . ويبين في
دفتر الاعتمادات المبالغ المدفوعة من اصل الاعتماد مع ذكر ارقام مستندات الدفع والمادة المدفوعة منها المبالغ ومستندات
الادخالات.
هـ- دفتر الذمم المتفرقة - يقيد فيه الذمم المطلوبة من السلطة والتي لا تتحقق بموجب عقود او اتفاقات او اعتمادات ولا
تدفع خلال السنة . وذلك من اجل تخصيصها في موازنة السنة اللاحقة.