الجريدة الرسميةالعدد 5622ص 14241 آذار 2020
أ- ينشأ سجل اللوازم المركزي في دائرة المشتريات الحكومية وتقيد فيه اللوازم المعمرة لدى الجهات الحكومية والوحدات الحكومية باستثناء البلديات، ويتم تنظيمه بموجب الأسس التي يصدرها المدير العام .
ب- ينشأ سجل لوازم مركزي في كل بلدية بما في ذلك أمانة عمان الكبرى وتقيد فيه اللوازم المعمرة لدى كافة مناطق البلدية ودوائرها، ويتم تنظيم هذا السجل بموجب الأسس التي يصدرها رئيس البلدية أو أمين عمان حسب مقتضى الحال.
ج- على الجهة الحكومية و الوحدة الحكومية إنشاء وتنظيم واستخدام السجلات والنماذج التالية:-
سجل اللوازم الرئيسي : هو الذي تقيد فيه اللوازم واللوازم المعمرة ويعاد صرفها إلى مستودعات فرعية سواء كانت تلك المستودعات في مركز الجهة الحكومية و/ أو الوحدة الحكومية أو خارجها، أو تم صرفها أو التصرف بها إلى أي جهة أخرى أو سبب آخر وفقاً لأحكام نظام المشتريات الحكومية المعمول به، ويجوز فتح سجل يخص كل نوع من اللوازم، بحيث يعكس الموجود الفعلي .
سجل اللوازم الفرعي: هو الذي تقيد فيه اللوازم المصروفة إليه من السجل الرئيسي أو المشتراة محلياً لإعادة صرفها لغاية الاستعمال.
سجل العهـدة: هو الذي يقيد فيه كل ما يصرف من اللوازم كعهدة على أي موظف في الدائرة لمتابعة هذه اللوازم من قبل أمين العهدة.
سجل اللـوازم : هو الذي تقيد فيه اللوازم المعارة و/أو المستعارة و/أو المؤجرة و/أو المستأجرة من جهة حكومية و/ أو وحدة حكومية إلى أخرى وفقا لمستندات الإدخالات والإخراجات الأصولية .
إشعار وضع أمانة : وهو الإشعارالذي ينظم للمورِّد باللوازم الموردة كأمانة الى حين استلامها حسب الأصول .
مستند الإدخالات :هو المستند المعتمد الذي يتم بموجبه إدخال اللوازم الموردة للمستودع، ويوقع من قبل الموظف المسؤول عن ذلك .
مستند الإخراجات : هو المستند المعتمد الذي يتم بموجبه إخراج اللوازم من المستودع، ويوقع من قبـل الموظف المسؤول عن ذلك .
طلب صرف اللوازم: الطلب المعتمد الذي يتم بموجبه طلب اللوازم لغاية الاستعمال، وتحدد به الكميات المطلوب صرفها، ويوقع من قبل طالب اللوازم المفوض بذلك .
بطاقة الصنف : هي البطاقة المعتمدة التي توضع على أي نـوع مـن اللوازم المخزنة في - بيان الإدخالات والإخراجات - المستودع ويبين فيها نوع اللوازم ورمزها، وجميع حركات تلك اللوازم من إدخال أو إخراج أو شطب أو إتلاف أو نقل أو غيرها مع بيان الرصيد بحيث تكون متطابقة مع محتويات سجل هذا النوع من اللوازم .
ضبط الاستلام: هو الوثيقة المقررة التي تثبت عليها نتيجة معاينة اللوازم الموردة وبيان مدى مطابقة اللوازم مع قرارات الشراء ووثائق الحصول على تلك اللوازم .
سجل الخدمات والخدمات الاستشارية والعقود وما هو في حكمها: هو سجل خاص تقيد فيه بموجب ضبط استلام اللوازم غير الملموسة كالخدمات والخدمات الاستشارية والعقود والاجور وما هو في حكمها، بحيث تقيد في السجل على الاقل بيانات مرجع الشراء، وعدد الوحدات، وسعر الوحدة، وتاريخ الانتهاء وحسب مقتضى الحال، ويتم متابعة وحفظ السجل لدى الوحدة المعنية .
د- تلتزم كافة الجهات الحكومية والوحدات الحكومية بربط سجل اللوازم الرئيسي بما يتعلق باللوازم المعمرة بسجل اللوازم المركزي في الدائرة.